Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 3 septembre 2026

La présente politique de confidentialité s’applique au site web www.inscentive.eu, à nos services commerciaux et, le cas échéant, à la plateforme Inscentive, à l’application et aux diffuseurs de parfum connectés.

01 – Responsable du traitement

Inscentive BV, dont le siège social est établi Smedenstraat 8, 8300 Knokke-Heist, Belgique, numéro d’entreprise 1039.060.337 (TVA BE 1039.060.337), est responsable du traitement des données personnelles qu’elle traite dans le cadre de ses propres activités.

Les questions relatives à la vie privée ou les demandes concernant vos données personnelles peuvent être adressées à info@inscentive.eu.

02 – Quelles données personnelles traitons-nous ?

Selon votre relation avec Inscentive, nous pouvons notamment traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• données d’identification et de contact, telles que nom, prénom, fonction, nom de l’entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone et adresse ;
• données commerciales et contractuelles, telles que demandes, offres, commandes, livraisons, historique de service et correspondance ;
• données de facturation et de paiement nécessaires à notre administration et à notre comptabilité ;
• données techniques, telles que adresse IP, données du navigateur et de l’appareil, données de journalisation et données de cookies ;
• données de compte et d’utilisation de la plateforme ou de l’application Inscentive, telles que droits d’utilisateur, ID de l’appareil, statut de l’appareil, paramètres, heures de fonctionnement, consommation, niveau de parfum et notifications de service ;
• données que vous nous communiquez vous-même via un formulaire, un e-mail, un appel téléphonique, un rendez-vous, une période d’essai ou toute autre communication.

Nous vous demandons de ne pas communiquer de données personnelles qui ne sont pas nécessaires à l’objet de votre contact avec Inscentive.

03 – Pourquoi traitons-nous des données personnelles ?

Nous ne traitons des données personnelles que lorsqu’il existe une base juridique valable. Les principales finalités et bases juridiques sont :

Lorsque nous invoquons un intérêt légitime, nous mettons en balance notre intérêt et vos droits et attentes raisonnables. Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans que cela ne compromette la licéité du traitement effectué antérieurement.

04 – Site web, plateforme, application et diffuseurs de parfum intelligents

Inscentive associe l’expérience olfactive à la technologie connectée. Pour installer, gérer et entretenir les appareils, des données techniques peuvent être traitées, notamment l’identification de l’appareil, l’état de la connexion, les programmes configurés, les heures de fonctionnement, la consommation estimée, le niveau de parfum, les messages d’erreur et les données d’entretien. Nous utilisons ces informations pour fournir nos services, prévenir les pannes, optimiser la consommation et donner aux clients un aperçu de leur installation.

Lorsque des capteurs de mouvement sont utilisés chez un client, nos capteurs standard traitent des mesures techniques de mouvement ou d’activité afin d’optimiser la diffusion du parfum et les analyses qui s’y rapportent. Ces capteurs ne sont pas conçus pour identifier des visiteurs individuels et ne réalisent pas d’enregistrements vidéo ou audio ordinaires. Si Inscentive venait à utiliser à l’avenir une autre technologie de capteurs entraînant bel et bien un traitement de données personnelles, les obligations applicables en matière d’information et de vie privée seraient évaluées au préalable et adaptées si nécessaire.

L’application Inscentive peut en outre traiter des informations techniques nécessaires pour coupler et commander un appareil via Bluetooth, Wi-Fi ou une connexion de données. Les données traitées par le système d’exploitation mobile ou une boutique d’applications relèvent également de la politique de confidentialité de ce prestataire externe.

05 – Cookies et analyse du site web

Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires pour son fonctionnement technique, sa sécurité et – uniquement lorsque les règles applicables le permettent – à des fins d’analyse ou de marketing. Les cookies non essentiels ne sont déposés qu’après que vous y avez consenti. Vous trouverez plus d’informations dans la Politique en matière de cookies d’Inscentive distincte et dans les paramètres cookies du site web.

06 – Avec qui partageons-nous des données personnelles ?

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous pouvons partager des données avec des parties qui nous aident à fournir nos services, uniquement dans la mesure nécessaire. Il peut notamment s’agir :

• de prestataires informatiques, d’hébergement, de cloud, de site web, de CRM, de plateforme et d’application ;
• de comptables, d’experts-comptables, de banques, de prestataires de services de paiement et de conseillers professionnels ;
• de partenaires logistiques, d’installation, d’entretien et techniques ;
• de fournisseurs impliqués dans l’exécution d’une commande ou d’un service ;
• d’autorités publiques, d’autorités de contrôle ou d’instances judiciaires lorsque la loi nous y oblige.

Lorsqu’un tiers traite des données personnelles pour notre compte, nous lui imposons des obligations contractuelles et de sécurité appropriées conformément au RGPD.

07 – Transferts en dehors de l’EEE

Certains prestataires peuvent traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillons à disposer d’un fondement de transfert valable et de garanties appropriées, par exemple une décision d’adéquation de la Commission européenne ou les clauses contractuelles types applicables, complétées par des mesures supplémentaires si nécessaire.

08 – Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons pas les données personnelles plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, en tenant compte des délais légaux de conservation et de la nécessité de pouvoir établir ou défendre nos droits. En règle générale, nous appliquons les principes suivants :

• demandes et données de prospects : en principe jusqu’à 2 ans après le dernier contact pertinent, sauf si une conservation plus longue est justifiée ou légalement requise ;
• données clients, contractuelles et de service : pendant la relation client et ensuite aussi longtemps que nécessaire à des fins contractuelles, de garantie, de preuve ou de prescription ;
• documents comptables et fiscaux : pendant le délai légal prescrit, qui peut atteindre 10 ans pour certains documents d’entreprise ;
• données techniques de journalisation et d’appareils : aussi longtemps que nécessaire pour la prestation de services, la sécurité, l’entretien, le reporting ou le dépannage, après quoi elles sont supprimées ou anonymisées ;
• données marketing : jusqu’à votre désinscription ou opposition, ou jusqu’à ce que nous constations qu’elles ne sont plus pertinentes.

09 – Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, et selon le traitement concerné, vous pouvez exercer les droits suivants :

• droit d’accès à vos données personnelles ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement des données personnelles ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité des données lorsque les conditions légales sont remplies ;
• droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, et toujours à la prospection directe ;
• droit de retirer à tout moment un consentement donné ;
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative de façon similaire, lorsque le RGPD prévoit ce droit.

Vous pouvez adresser votre demande à info@inscentive.eu. Afin de prévenir tout abus, nous pouvons, lorsque cela est raisonnablement nécessaire, demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité. Nous répondons en principe dans un délai d’un mois, sous réserve des possibilités de prolongation prévues par le RGPD.

10 – Prospection directe

Inscentive peut informer ses contacts professionnels de ses services, produits, périodes d’essai, analyses ou actualités lorsqu’il existe une base juridique valable. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien de désinscription figurant dans un message ou en nous contactant via info@inscentive.eu. Après une opposition valable à la prospection directe, nous mettons fin à ce traitement.

11 – Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation non souhaitée et la modification non autorisée. Aucun système n’est toutefois totalement exempt de risques. En cas d’incident de sécurité, nous agissons conformément aux obligations légales applicables en matière de violations de données.

12 – Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous avez une question ou une préoccupation, nous vous invitons à nous contacter d’abord via info@inscentive.eu. Vous avez en outre le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00.

13 – Modifications de la présente politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité lorsque nos services, notre technologie ou nos obligations légales changent. La version la plus récente est publiée sur www.inscentive.eu et mentionne en haut la date de la dernière mise à jour.