Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 3. September 2026

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.inscentive.eu, unsere kommerziellen Dienstleistungen und gegebenenfalls für die Inscentive-Plattform, die App und die vernetzten Duftgeräte.

01 – Verantwortlicher

Die Inscentive BV mit Sitz in Smedenstraat 8, 8300 Knokke-Heist, Belgien, Unternehmensnummer 1039.060.337 (MwSt. BE 1039.060.337), ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die sie im Rahmen ihrer eigenen Tätigkeiten verarbeitet.

Fragen zum Datenschutz oder Anfragen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie senden an info@inscentive.eu.

02 – Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Je nach Ihrer Beziehung zu Inscentive können wir unter anderem die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

• Identifikations- und Kontaktdaten wie Name, Vorname, Funktion, Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift;
• kommerzielle und vertragliche Daten wie Anfragen, Angebote, Bestellungen, Lieferungen, Servicehistorie und Korrespondenz;
• Rechnungs- und Zahlungsdaten, die für unsere Verwaltung und Buchhaltung erforderlich sind;
• technische Daten wie IP-Adresse, Browser- und Gerätedaten, Protokolldaten und Cookie-Daten;
• Konto- und Nutzungsdaten der Inscentive-Plattform oder -App wie Benutzerrechte, Geräte-ID, Gerätestatus, Einstellungen, Betriebsstunden, Verbrauch, Duftstand und Servicemeldungen;
• Daten, die Sie uns selbst über ein Formular, per E-Mail, Telefon, bei einem Termin, während einer Testphase oder über sonstige Kommunikation mitteilen.

Wir bitten Sie, keine personenbezogenen Daten mitzuteilen, die für den Zweck Ihres Kontakts mit Inscentive nicht erforderlich sind.

03 – Warum verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht. Die wichtigsten Zwecke und Rechtsgrundlagen sind:

Wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse stützen, wägen wir unser Interesse gegen Ihre Rechte und berechtigten Erwartungen ab. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

04 – Website, Plattform, App und intelligente Duftgeräte

Inscentive verbindet Dufterlebnis mit vernetzter Technologie. Um Geräte zu installieren, zu verwalten und zu warten, können technische Daten verarbeitet werden, darunter Geräteidentifikation, Verbindungsstatus, eingestellte Programme, Betriebsstunden, geschätzter Verbrauch, Duftstand, Fehlermeldungen und Wartungsdaten. Wir nutzen diese Informationen, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, Störungen vorzubeugen, den Verbrauch zu optimieren und Kunden Einblick in ihre Installation zu geben.

Werden bei einem Kunden Bewegungssensoren eingesetzt, verarbeiten unsere Standardsensoren technische Bewegungs- oder Aktivitätsmessungen, um die Duftverteilung und die damit verbundenen Erkenntnisse zu optimieren. Diese Sensoren sind nicht dafür ausgelegt, einzelne Besucher zu identifizieren, und erstellen keine gewöhnlichen Kamera- oder Tonaufnahmen. Sollte Inscentive künftig eine andere Sensortechnologie einsetzen, die sehr wohl zur Verarbeitung personenbezogener Daten führt, werden die geltenden Informations- und Datenschutzpflichten vorab geprüft und bei Bedarf angepasst.

Die Inscentive-App kann zudem technische Informationen verarbeiten, die erforderlich sind, um ein Gerät über Bluetooth, WLAN oder eine Datenverbindung zu koppeln und zu steuern. Welche Daten vom mobilen Betriebssystem oder einem App-Store verarbeitet werden, unterliegt auch der Datenschutzerklärung dieses externen Anbieters.

05 – Cookies und Website-Analyse

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien für den technischen Betrieb, die Sicherheit und – nur soweit nach den geltenden Vorschriften zulässig – für Analyse oder Marketing. Nicht notwendige Cookies werden erst gesetzt, nachdem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. Weitere Informationen finden Sie in der gesonderten Cookie-Richtlinie von Inscentive und in den Cookie-Einstellungen auf der Website.

06 – An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir können Daten an Partner weitergeben, die uns bei der Erbringung unserer Dienstleistungen unterstützen, jedoch nur soweit dies erforderlich ist. Dazu können unter anderem gehören:

• IT-, Hosting-, Cloud-, Website-, CRM-, Plattform- und App-Dienstleister;
• Buchhalter, Wirtschaftsprüfer, Banken, Zahlungsdienstleister und professionelle Berater;
• Logistik-, Installations-, Wartungs- und Technikpartner;
• Lieferanten, die an der Ausführung einer Bestellung oder Dienstleistung beteiligt sind;
• Behörden, Aufsichtsbehörden oder Gerichte, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Verarbeitet ein externer Partner personenbezogene Daten in unserem Auftrag, legen wir ihm gemäß der DSGVO angemessene vertragliche und sicherheitstechnische Pflichten auf.

07 – Übermittlung außerhalb des EWR

Einige Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall sorgen wir für eine gültige Übermittlungsgrundlage und geeignete Garantien, zum Beispiel einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder die anwendbaren Standardvertragsklauseln, ergänzt um zusätzliche Maßnahmen, wenn dies erforderlich ist.

08 – Wie lange speichern wir Daten?

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich, unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und der Notwendigkeit, unsere Rechte nachweisen oder verteidigen zu können. Im Allgemeinen gelten folgende Grundsätze:

• Anfragen und Interessentendaten: grundsätzlich bis zu 2 Jahre nach dem letzten relevanten Kontakt, sofern keine längere Speicherung gerechtfertigt oder gesetzlich vorgeschrieben ist;
• Kunden-, Vertrags- und Servicedaten: während der Kundenbeziehung und danach so lange, wie dies für vertragliche, Gewährleistungs-, Beweis- oder Verjährungszwecke erforderlich ist;
• Buchhaltungs- und Steuerunterlagen: während der gesetzlich vorgeschriebenen Frist, die für bestimmte Unternehmensunterlagen bis zu 10 Jahre betragen kann;
• technische Protokoll- und Gerätedaten: so lange, wie sie für Dienstleistung, Sicherheit, Wartung, Berichterstattung oder Fehlerbehebung benötigt werden, danach werden sie gelöscht oder anonymisiert;
• Marketingdaten: bis Sie sich abmelden oder widersprechen oder bis wir feststellen, dass die Daten nicht mehr relevant sind.

09 – Ihre Rechte

Unter den Voraussetzungen der DSGVO können Sie, je nach Verarbeitung, folgende Rechte ausüben:

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung;
• Recht auf Datenübertragbarkeit, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen, und stets gegen Direktwerbung;
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen;
• Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die DSGVO dieses Recht gewährt.

Sie können Ihre Anfrage richten an info@inscentive.eu. Um Missbrauch zu verhindern, können wir, soweit dies vernünftigerweise erforderlich ist, zusätzliche Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität anfordern. Wir antworten grundsätzlich innerhalb eines Monats, vorbehaltlich der in der DSGVO vorgesehenen Verlängerungsmöglichkeiten.

10 – Direktwerbung

Inscentive kann geschäftliche Kontakte über ihre Dienstleistungen, Produkte, Testphasen, Erkenntnisse oder Neuigkeiten informieren, sofern dafür eine gültige Rechtsgrundlage besteht. Sie können sich jederzeit über die Abmeldemöglichkeit in einer Nachricht abmelden oder uns kontaktieren unter info@inscentive.eu. Nach einem wirksamen Widerspruch gegen Direktwerbung stellen wir diese Verarbeitung ein.

11 – Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unerwünschter Offenlegung und unbefugter Änderung zu schützen. Kein System ist jedoch völlig risikofrei. Tritt ein Sicherheitsvorfall ein, handeln wir gemäß den geltenden gesetzlichen Pflichten in Bezug auf Datenschutzverletzungen.

12 – Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie eine Frage oder ein Anliegen haben, bitten wir Sie, sich zunächst an uns zu wenden unter info@inscentive.eu. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde (DSB/GBA), Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, einzureichen: contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00.

13 – Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienstleistungen, unsere Technologie oder unsere gesetzlichen Pflichten ändern. Die aktuellste Version wird auf www.inscentive.eu veröffentlicht und nennt oben das Datum der letzten Aktualisierung.