Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 3 september 2026

Dit privacybeleid geldt voor de website www.inscentive.eu, onze commerciële dienstverlening en, waar van toepassing, het Inscentive-platform, de app en de verbonden geurtoestellen.

01 – Verwerkingsverantwoordelijke

Inscentive BV, met maatschappelijke zetel te Smedenstraat 8, 8300 Knokke-Heist, België, ondernemingsnummer 1039.060.337 (BTW BE 1039.060.337), is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar eigen activiteiten verwerkt.

Vragen over privacy of verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u sturen naar info@inscentive.eu.

02 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Inscentive kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, functie, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en adres;
• commerciële en contractuele gegevens, zoals aanvragen, offertes, bestellingen, leveringen, servicehistoriek en correspondentie;
• facturatie- en betalingsgegevens die nodig zijn voor onze administratie en boekhouding;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browser- en toestelgegevens, loggegevens en cookiegegevens;
• account- en gebruiksgegevens van het Inscentive-platform of de app, zoals gebruikersrechten, toestel-ID, toestelstatus, instellingen, draaiuren, verbruik, geurpeil en servicemeldingen;
• gegevens die u zelf aan ons verstrekt via een formulier, e-mail, telefoon, afspraak, proefperiode of andere communicatie.

Wij vragen u om geen persoonsgegevens mee te delen die niet nodig zijn voor het doel van uw contact met Inscentive.

03 – Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. De voornaamste doeleinden en rechtsgronden zijn:

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, maken wij een afweging tussen ons belang en uw rechten en redelijke verwachtingen. Wanneer verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

04 – Website, platform, app en slimme geurtoestellen

Inscentive combineert geurbeleving met verbonden technologie. Om toestellen te installeren, beheren en onderhouden kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder toestelidentificatie, verbindingsstatus, ingestelde programma’s, draaiuren, geschat verbruik, geurpeil, foutmeldingen en onderhoudsgegevens. Deze informatie gebruiken wij om de dienstverlening uit te voeren, storingen te voorkomen, verbruik te optimaliseren en klanten inzicht te geven in hun installatie.

Wanneer bij een klant bewegingssensoren worden gebruikt, verwerken onze standaard sensoren technische bewegings- of activiteitsmetingen met als doel de geurverspreiding en bijbehorende inzichten te optimaliseren. Deze sensoren zijn niet ontworpen om individuele bezoekers te identificeren en maken geen gewone camera- of geluidsopnamen. Indien Inscentive in de toekomst een andere sensortechnologie inzet die wél tot verwerking van persoonsgegevens leidt, zullen de toepasselijke informatie- en privacyverplichtingen vooraf worden beoordeeld en waar nodig aangepast.

De Inscentive-app kan daarnaast technische informatie verwerken die nodig is om een toestel via Bluetooth, Wi-Fi of een dataverbinding te koppelen en aan te sturen. Welke gegevens door het mobiele besturingssysteem of een appstore worden verwerkt, valt mede onder het privacybeleid van die externe dienstverlener.

05 – Cookies en websiteanalyse

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën voor de technische werking, beveiliging en – uitsluitend wanneer dit volgens de toepasselijke regels is toegestaan – analyse of marketing. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst nadat u daarvoor toestemming hebt gegeven. Meer informatie vindt u in het afzonderlijke Cookiebeleid van Inscentive en in de cookie-instellingen op de website.

06 – Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij kunnen gegevens delen met partijen die ons helpen onze diensten uit te voeren, uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is. Het kan onder meer gaan om:

• IT-, hosting-, cloud-, website-, CRM-, platform- en appdienstverleners;
• boekhouders, accountants, banken, betalingsdienstverleners en professionele adviseurs;
• logistieke, installatie-, onderhouds- en technische partners;
• leveranciers die betrokken zijn bij de uitvoering van een bestelling of service;
• overheidsinstanties, toezichthouders of gerechtelijke instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, leggen wij passende contractuele en beveiligingsverplichtingen op overeenkomstig de AVG.

07 – Doorgifte buiten de EER

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de toepasselijke standaardcontractbepalingen, aangevuld met bijkomende maatregelen wanneer dat nodig is.

08 – Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen en de noodzaak om onze rechten te kunnen aantonen of verdedigen. In het algemeen hanteren wij de volgende uitgangspunten:

• aanvragen en prospectgegevens: in beginsel tot 2 jaar na het laatste relevante contact, tenzij een langere bewaring gerechtvaardigd of wettelijk vereist is;
• klant-, contract- en servicegegevens: gedurende de klantrelatie en daarna zolang dit nodig is voor contractuele, garantie-, bewijs- of verjaringsdoeleinden;
• boekhoudkundige en fiscale documenten: gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn, die voor bepaalde ondernemingsdocumenten tot 10 jaar kan bedragen;
• technische log- en toestelgegevens: zolang deze nodig zijn voor dienstverlening, beveiliging, onderhoud, rapportage of troubleshooting, waarna zij worden verwijderd of geanonimiseerd;
• marketinggegevens: tot u zich afmeldt of bezwaar maakt, of tot wij vaststellen dat de gegevens niet langer relevant zijn.

09 – Uw rechten

Onder de voorwaarden van de AVG kunt u, afhankelijk van de verwerking, de volgende rechten uitoefenen:

• recht op inzage in uw persoonsgegevens;
• recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens wanneer de wettelijke voorwaarden vervuld zijn;
• recht van bezwaar tegen verwerkingen die op gerechtvaardigd belang berusten, en altijd tegen direct marketing;
• recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken;
• recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanzienlijk effect, wanneer de AVG dit recht toekent.

U kunt uw verzoek richten aan info@inscentive.eu. Om misbruik te voorkomen kunnen wij, wanneer dat redelijkerwijs nodig is, bijkomende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij antwoorden in principe binnen één maand, behoudens de verlengingsmogelijkheden die de AVG voorziet.

10 – Direct marketing

Inscentive kan professionele contacten informeren over haar diensten, producten, proefperiodes, inzichten of nieuws wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. U kunt zich op elk moment afmelden via de uitschrijfmogelijkheid in een bericht of door contact op te nemen via info@inscentive.eu. Na een geldig bezwaar tegen direct marketing stoppen wij met die verwerking.

11 – Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Geen enkel systeem is echter volledig vrij van risico. Wanneer een beveiligingsincident zich voordoet, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen inzake gegevensinbreuken.

12 – Klacht bij de toezichthouder

Heeft u een vraag of bezorgdheid, dan vragen wij u bij voorkeur eerst contact met ons op via info@inscentive.eu. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00.

13 – Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, technologie of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie wordt op www.inscentive.eu gepubliceerd en vermeldt bovenaan de datum van de laatste update.