Huurovereenkomst Apparatuur
Huurovereenkomst Apparatuur
Geur Diffusie-apparatuur | Beheerde Geurmerkservice
Versie 1.0 - Juni 2026
Sectie 1 – Partijen
DIENSTVERLENER | |
Bedrijfsnaam | Inscentive |
Maatschappelijke zetel | Smedenstraat 8A, 8300 Knokke, België |
Website | inscentive.eu |
Vertegenwoordigd door | ________________________ |
en
KLANT | |
Bedrijf / Naam | ________________________ |
Maatschappelijke zetel | ________________________ |
BTW-nummer | ________________________ |
Contactpersoon | ________________________ |
________________________ | |
Telefoon | ________________________ |
Samen aangeduid als 'de Partijen' en afzonderlijk als 'Partij'.
Sectie 2 – Voorwerp van de Overeenkomst
Inscentive stemt ermee in de in Bijlage 1 van deze Overeenkomst gespecificeerde geur diffusie-apparatuur (hierna 'de Apparatuur') te verhuren aan de Klant, en de Klant stemt ermee in deze te huren van Inscentive, samen met de levering van IFRA-conforme geurolies (hierna 'de Olies') zoals gespecificeerd in Bijlage 1.
De Apparatuur blijft te allen tijde de exclusieve eigendom van Inscentive. De Klant verwerft geen eigendomsrechten op de Apparatuur op grond van deze Overeenkomst.
De specifieke technische kenmerken en mogelijkheden van de Apparatuur worden beschreven in de productdocumentatie van Inscentive die aan de Klant wordt verstrekt bij het bestellen. Inscentive behoudt zich het recht voor gelijkwaardige Apparatuur van gelijke of superieure capaciteit te leveren indien het gespecificeerde model niet beschikbaar is, mits voorafgaande schriftelijke instemming van de Klant.
Sectie 3 – Apparatuur en Installatiedetails (Bijlage 1)
Veld | Details |
Type Apparatuur / model | ________________________ |
Aantal eenheden | ________________________ |
Serienummer(s) Apparatuur | ________________________ |
Installatieadres | ________________________ |
Installatielocatie / -ruimte | ________________________ |
Geuroliereferentie(s) | Zoals in commercieel voorstel |
Installatiemethode | [ ] Zelfinstallatie [ ] Onafhankelijke technicus |
Internetverbinding | Voorzien door Klant |
Vervangingswaarde Apparatuur | Zoals in Bijlage 2 |
Sectie 4 – Looptijd
Deze Overeenkomst gaat in op de datum van eerste ingebruikstelling en activering van de Apparatuur op het installatieadres van de Klant (de 'Ingangsdatum') en loopt voor een initiële periode van zesendertig (36) maanden (de 'Minimumperiode').
Na de Minimumperiode wordt deze Overeenkomst automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van twaalf (12) maanden, tenzij een der Partijen schriftelijk opzegt met een opzegtermijn van minimaal drie (3) maanden vóór het verstrijken van de dan lopende termijn.
Ingebruikstelling wordt schriftelijk bevestigd door Inscentive na succesvolle installatie en activering van de Apparatuur.
Sectie 5 – Huurprijs en Olielevering
5.1 Maandelijkse Huurprijs
De Klant betaalt Inscentive een maandelijkse huurprijs voor de Apparatuur zoals bepaald in Bijlage 2 (Commerciële Voorwaarden). De huurprijs omvat de terbeschikkingstelling van de Apparatuur, toegang tot het beheersplatform op afstand en standaard ondersteuning op afstand.
De maandelijkse huurprijs wordt vooraf gefactureerd op de eerste dag van elke kalendermaand en is verschuldigd binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum.
Inscentive kan de huurprijs jaarlijks aanpassen mits een schriftelijke opzegtermijn van minimaal zestig (60) dagen, met een aanpassing die de jaarlijkse evolutie van de Belgische gezondheidsindex niet overschrijdt.
5.2 Levering van Geurolies
Geurolies worden afzonderlijk gefactureerd van de huurprijs, op basis van de werkelijk aan de Klant geleverde hoeveelheden per facturatieperiode. Prijzen en oliereferenties zijn opgenomen in Bijlage 2 en het toepasselijk commercieel voorstel.
De Klant mag geen olies van derden afnemen voor gebruik in de Apparatuur. Alleen IFRA-conforme olies geleverd door Inscentive mogen worden gebruikt. Gebruik van olies van derden maakt de garantie nietig en ontslaat Inscentive van aansprakelijkheid voor hieruit voortvloeiende schade of storingen.
Oliefacturen worden maandelijks uitgeschreven en zijn verschuldigd binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum.
5.3 Laattijdige Betaling
Bij laattijdige betaling zijn verwijlintresten en een forfaitaire invorderingsvergoeding van toepassing overeenkomstig Artikel 3.2 van de Algemene Voorwaarden van Inscentive. Inscentive behoudt zich het recht voor verbonden diensten en olielevering te schorsen bij achterstallige facturen.
Sectie 6 – Installatie en Inbedrijfstelling
Installatie van de Apparatuur valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant. Inscentive verstrekt gedetailleerde installatie-instructies, technische documentatie en ondersteuning op afstand.
Indien de Klant kiest voor een onafhankelijke technicus voor de installatie, zijn alle kosten voor rekening van de Klant. Inscentive stelt geen installatiemedewerkers ter beschikking en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de kwaliteit van de installatie uitgevoerd door de Klant of derden.
Waar de Apparatuur connectiviteitsfuncties bevat, is een stabiele internetverbinding op de installatielocatie verplicht. De Klant is als enige verantwoordelijk voor het voorzien en onderhouden van een adequate internetverbinding. Inscentive aanvaardt geen aansprakelijkheid voor serviceonbeschikbaarheid door connectiviteitsproblemen bij de Klant.
Na voltooiing van installatie en activering bevestigt de Klant de ingebruikstelling schriftelijk of via het Inscentive-platform. De Ingangsdatum wordt vastgelegd vanaf deze bevestiging.
Sectie 7 – Verplichtingen van de Klant
De Klant verbindt zich ertoe:
(a) De Apparatuur uitsluitend te gebruiken voor geurdistributie op het overeengekomen installatieadres en in de in Bijlage 1 gespecificeerde ruimte, en voor geen ander doel.
(b) De Apparatuur niet te verplaatsen naar een ander adres zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Inscentive.
(c) De Apparatuur niet te wijzigen, demonteren of te repareren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Inscentive.
(d) Uitsluitend door Inscentive geleverde, IFRA-conforme olies te gebruiken in de Apparatuur.
(e) Routineonderhoud uit te voeren zoals beschreven in de gebruikershandleiding van de Apparatuur.
(f) Inscentive onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen van storingen, schade, diefstal of verlies van de Apparatuur.
(g) Een alrisikoverzekering te onderhouden overeenkomstig Sectie 8 van deze Overeenkomst, vóór en gedurende de gehele huurperiode.
(h) Inscentive of zijn bevoegde vertegenwoordigers redelijke toegang te verlenen tot de installatielocatie voor inspectie, onderhoud of het ophalen van de Apparatuur mits redelijke voorafgaande kennisgeving.
(i) Waar van toepassing, ervoor te zorgen dat de door de Apparatuur gegenereerde gegevens toegankelijk blijven voor Inscentive via het verbonden platform voor de duur van de Overeenkomst.
Sectie 8 – Verzekering
Vóór de levering van de Apparatuur en gedurende de volledige looptijd van deze Overeenkomst dient de Klant op eigen kosten een uitgebreide alrisicoverzekering te sluiten en te onderhouden die de Apparatuur dekt tegen verlies, diefstal, accidentele schade, brand, waterschade en elk ander risico dat kan resulteren in gedeeltelijk of totaal verlies van de Apparatuur.
De verzekeringspolis dient de volledige vervangingswaarde van de Apparatuur te dekken zoals vermeld in Bijlage 2. De Klant dient ervoor te zorgen dat de dekking te allen tijde voldoende is om volledige vervanging van de Apparatuur mogelijk te maken bij totaalverlies.
Op verzoek van Inscentive en op elk moment tijdens de huurperiode dient de Klant Inscentive binnen vijf (5) werkdagen een kopie van het verzekeringsattest of de polisdocumenten te bezorgen die de vereiste dekking bewijzen.
Het niet-naleven van de verzekeringsplicht door de Klant vormt een wezenlijke schending van deze Overeenkomst en geeft Inscentive het recht de Overeenkomst te beëindigen overeenkomstig Sectie 10.1, onverminderd andere rechten of rechtsmiddelen.
Bij verlies, diefstal of schade aan de Apparatuur dient de Klant: (a) Inscentive onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen; (b) bij diefstal of vandalisme zonder verwijl aangifte te doen bij de politie; (c) zijn verzekeraar zonder verwijl te verwittigen; en (d) volledig mee te werken met Inscentive en de verzekeraar gedurende het gehele schadeproces. Totdat volledige vergoeding aan Inscentive is betaald, blijft de Klant persoonlijk aansprakelijk voor de vervangingswaarde van de Apparatuur.
Verzekeringsuitkeringen worden uitsluitend aangewend voor de herstelling of vervanging van de Apparatuur. Elk tekort tussen de verzekeringsuitkering en de werkelijke vervangings- of herstelkosten is voor rekening van de Klant.
Sectie 9 – Verplichtingen van Inscentive
Inscentive verbindt zich ertoe:
(a) De Klant te voorzien van functionerende Apparatuur van het in Bijlage 1 gespecificeerde type, samen met alle nodige installatiedocumentatie.
(b) IFRA-conforme geurolies in de overeengekomen referenties tijdig te leveren.
(c) Elk toepasselijk beheersplatform op afstand te onderhouden en commercieel redelijke inspanningen te leveren om de beschikbaarheid ervan te garanderen.
(d) Waar de Apparatuur automatische oliepeilbewaking bevat, de Klant proactief te informeren over aanvullingsbehoeften.
(e) Technische ondersteuning op afstand te verlenen tijdens kantooruren (maandag tot vrijdag, 09:00-17:00 CET, Belgische feestdagen uitgesloten).
(f) Gemelde technische storingen te verhelpen met commercieel redelijke inspanningen, binnen de responstijden opgenomen in Bijlage 3 (Serviceniveauschema), indien van toepassing.
Sectie 10 – Beëindiging
10.1 Beëindiging door Inscentive
Inscentive kan deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen per schriftelijke kennisgeving indien: (a) de Klant een onbetwiste factuur niet betaalt binnen vijftien (15) kalenderdagen na een schriftelijke betalingsherinnering; (b) de Klant insolvent wordt verklaard, failliet gaat of in een procedure van gerechtelijke reorganisatie terechtkomt; (c) de Klant deze Overeenkomst wezenlijk schendt en het verzuim niet herstelt binnen vijftien (15) kalenderdagen na schriftelijke kennisgeving; of (d) de Klant de verzekering vereist krachtens Sectie 8 niet handhaaft.
Bij beëindiging door Inscentive wegens tekortkoming of insolventie van de Klant worden alle huurprijzen voor de rest van de Minimumperiode onmiddellijk opeisbaar.
10.2 Beëindiging door de Klant
De Klant kan deze Overeenkomst beëindigen aan het einde van de Minimumperiode of een volgende verlengingsperiode mits een schriftelijke opzegging van minimaal drie (3) maanden vóór de betreffende vervaldatum.
Indien de Klant deze Overeenkomst voortijdig beëindigt tijdens de Minimumperiode om een andere reden dan een wezenlijke en onherstelde tekortkoming van Inscentive, betaalt de Klant een beëindigingsvergoeding gelijk aan de som van alle resterende maandelijkse huurprijzen tot het einde van de Minimumperiode, berekend vanaf de effectieve beëindigingsdatum.
10.3 Retournering van Apparatuur
Bij beëindiging of afloop van deze Overeenkomst om welke reden ook, retourneert de Klant de Apparatuur op eigen kosten aan Inscentive in goede staat (normale slijtage buiten beschouwing) binnen vijftien (15) kalenderdagen. Niet-retournering binnen deze termijn geeft Inscentive het recht de vervangingswaarde zoals vermeld in Bijlage 2 te factureren, onverminderd andere rechtsmiddelen.
Sectie 11 – Gegevens en Privacy
Operationele of sensorgegevens gegenereerd door de Apparatuur worden door Inscentive verwerkt overeenkomstig zijn privacyverklaring (beschikbaar op inscentive.eu) en de toepasselijke AVG-verplichtingen. Waar de Apparatuur bezettings- of omgevingssensoren bevat, worden gegevens verwerkt in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm en worden niet gebruikt om personen te identificeren.
Persoonsgegevens verstrekt door de Klant (contactgegevens, betalingsinformatie) worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden van het beheer van deze Overeenkomst. Inscentive verkoopt of deelt persoonsgegevens niet met derden, tenzij vereist voor dienstverlening.
Sectie 12 – Algemene Bepalingen
Incorporatie van AV: De Algemene Voorwaarden van Inscentive (versie geldig op de datum van deze Overeenkomst) zijn door verwijzing geïncorporeerd en vormen een integraal onderdeel van deze Overeenkomst. Bij conflict prevaleert deze Huurovereenkomst boven de Algemene Voorwaarden.
Volledige Overeenkomst: Deze Overeenkomst, inclusief haar Bijlagen, vormt de volledige overeenkomst tussen Partijen met betrekking tot de verhuur van de Apparatuur en vervangt alle voorafgaande besprekingen, verklaringen en voorstellen.
Wijzigingen: Elke wijziging van deze Overeenkomst dient schriftelijk te worden overeengekomen en ondertekend door bevoegde vertegenwoordigers van beide Partijen.
Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechtbank: Deze Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brugge, België, overeenkomstig Artikel 15 van de Algemene Voorwaarden.
Taal: Deze Overeenkomst is opgesteld in het Engels. Vertalingen zijn louter ter informatie; de Engelse versie prevaleert bij afwijkingen.
Sectie 13 – Handtekeningen
Door hieronder te ondertekenen bevestigen de Partijen dat zij de bepalingen van deze Huurovereenkomst en de Algemene Voorwaarden van Inscentive, inclusief de verzekeringsverplichtingen uit Sectie 8, hebben gelezen, begrepen en aanvaard.
VOOR INSCENTIVE Naam: _______________________ Functie: ________________________ Datum: _________________________ Handtekening: ____________________ | VOOR DE KLANT Naam: _______________________ Functie: ________________________ Datum: _________________________ Handtekening: ____________________ |
Bijlagen
Bijlage 1 – Apparatuur en Installatiedetails: Ingevuld in Sectie 3 hierboven.
Bijlage 2 – Commerciële Voorwaarden: Maandelijkse huurprijs, olieprijzen en vervangingswaarde Apparatuur zijn opgenomen in het commercieel voorstel van Inscentive, dat Bijlage 2 vormt bij aanvaarding door de Klant.
Bijlage 3 – Serviceniveauschema (indien van toepassing): Waar specifieke SLA-responstijden zijn overeengekomen, zijn deze opgenomen in een afzonderlijke Bijlage 3.