Contrat de location d'équipement
Contrat de location d'équipement
Équipement de diffusion de parfum | Service de marketing olfactif géré
Version 1.0 - Juin 2026
Section 1 – Parties
PRESTATAIRE | |
Nom de l'entreprise | Inscentive |
Siège social | Smedenstraat 8A, 8300 Knokke, Belgique |
Site web | inscentive.eu |
Représenté par | ________________________ |
et
CLIENT | |
Entreprise / Nom | ________________________ |
Siège social | ________________________ |
Numéro de TVA | ________________________ |
Personne de contact | ________________________ |
________________________ | |
Téléphone | ________________________ |
Ci-après dénommés ensemble « les Parties » et individuellement « Partie ».
Section 2 – Objet du Contrat
Inscentive accepte de louer au Client l'équipement de diffusion de parfum spécifié à l'Annexe 1 du présent Contrat (ci-après « l'Équipement »), et le Client accepte de le louer à Inscentive, avec la fourniture d'huiles parfumées conformes à l'IFRA (ci-après « les Huiles ») telles que spécifiées à l'Annexe 1.
L'Équipement reste à tout moment la propriété exclusive d'Inscentive. Le Client n'acquiert aucun droit de propriété sur l'Équipement en vertu du présent Contrat.
Les caractéristiques techniques et fonctionnalités spécifiques de l'Équipement sont décrites dans la documentation produit d'Inscentive remise au Client lors de la commande. Inscentive se réserve le droit de fournir un Équipement équivalent de capacité égale ou supérieure si le modèle spécifié n'est pas disponible, moyennant l'accord écrit préalable du Client.
Section 3 – Détails de l'Équipement et de l'installation (Annexe 1)
Champ | Détails |
Type / modèle d'Équipement | ________________________ |
Nombre d'unités | ________________________ |
Numéro(s) de série de l'Équipement | ________________________ |
Adresse d'installation | ________________________ |
Emplacement / pièce d'installation | ________________________ |
Référence(s) d'huile parfumée | Selon la proposition commerciale |
Méthode d'installation | [ ] Installation par le client [ ] Technicien indépendant |
Connexion internet | Fournie par le Client |
Valeur de remplacement de l'Équipement | Selon l'Annexe 2 |
Section 4 – Durée
Le présent Contrat prend effet à la date de première mise en service et d'activation de l'Équipement à l'adresse d'installation du Client (la « Date d'entrée en vigueur ») et court pour une période initiale de trente-six (36) mois (la « Période minimale »).
Après la Période minimale, le présent Contrat est automatiquement reconduit pour des périodes successives de douze (12) mois, sauf résiliation écrite par l'une des Parties au moins trois (3) mois avant l'expiration de la période en cours.
La mise en service est confirmée par écrit par Inscentive après l'installation et l'activation réussies de l'Équipement.
Section 5 – Prix de location et fourniture d'huiles
5.1 Prix de location mensuel
Le Client paie à Inscentive un prix de location mensuel pour l'Équipement tel que fixé à l'Annexe 2 (Conditions commerciales). Le prix de location comprend la mise à disposition de l'Équipement, l'accès à la plateforme de gestion à distance et l'assistance à distance standard.
Le prix de location mensuel est facturé anticipativement le premier jour de chaque mois calendrier et est payable dans les trente (30) jours calendrier suivant la date de facture.
Inscentive peut adapter annuellement le prix de location moyennant un préavis écrit d'au moins soixante (60) jours, l'adaptation ne pouvant dépasser l'évolution annuelle de l'indice santé belge.
5.2 Fourniture d'Huiles parfumées
Les huiles parfumées sont facturées séparément du prix de location, sur la base des quantités effectivement livrées au Client par période de facturation. Les prix et références d'huiles figurent à l'Annexe 2 et dans la proposition commerciale applicable.
Le Client ne peut acheter d'huiles de tiers pour les utiliser dans l'Équipement. Seules les huiles conformes à l'IFRA fournies par Inscentive peuvent être utilisées. L'utilisation d'huiles de tiers annule la garantie et libère Inscentive de toute responsabilité pour les dommages ou dysfonctionnements qui en résulteraient.
Les factures d'huiles sont émises mensuellement et sont payables dans les trente (30) jours calendrier suivant la date de facture.
5.3 Retard de paiement
En cas de retard de paiement, des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement sont dus conformément à l'article 3.2 des Conditions générales d'Inscentive. Inscentive se réserve le droit de suspendre les services connectés et la fourniture d'huiles en cas de factures impayées.
Section 6 – Installation et mise en service
L'installation de l'Équipement relève de la responsabilité du Client. Inscentive fournit des instructions d'installation détaillées, une documentation technique et une assistance à distance.
Si le Client fait appel à un technicien indépendant pour l'installation, tous les frais sont à sa charge. Inscentive ne met pas d'installateurs à disposition et décline toute responsabilité quant à la qualité de l'installation réalisée par le Client ou des tiers.
Lorsque l'Équipement comporte des fonctions de connectivité, une connexion internet stable sur le lieu d'installation est obligatoire. Le Client est seul responsable de la fourniture et du maintien d'une connexion internet adéquate. Inscentive décline toute responsabilité pour l'indisponibilité du service due à des problèmes de connectivité chez le Client.
Après l'installation et l'activation, le Client confirme la mise en service par écrit ou via la plateforme Inscentive. La Date d'entrée en vigueur est fixée à partir de cette confirmation.
Section 7 – Obligations du Client
Le Client s'engage à :
(a) Utiliser l'Équipement exclusivement pour la diffusion de parfum à l'adresse d'installation convenue et dans l'espace spécifié à l'Annexe 1, et à aucune autre fin.
(b) Ne pas déplacer l'Équipement à une autre adresse sans l'accord écrit préalable d'Inscentive.
(c) Ne pas modifier, démonter ou réparer l'Équipement sans l'accord écrit préalable d'Inscentive.
(d) N'utiliser dans l'Équipement que des huiles conformes à l'IFRA fournies par Inscentive.
(e) Effectuer l'entretien courant décrit dans le manuel d'utilisation de l'Équipement.
(f) Informer immédiatement Inscentive par écrit de tout dysfonctionnement, dommage, vol ou perte de l'Équipement.
(g) Maintenir une assurance tous risques conformément à la Section 8 du présent Contrat, avant et pendant toute la durée de la location.
(h) Accorder à Inscentive ou à ses représentants habilités un accès raisonnable au lieu d'installation pour l'inspection, l'entretien ou l'enlèvement de l'Équipement, moyennant un préavis raisonnable.
(i) Le cas échéant, veiller à ce que les données générées par l'Équipement restent accessibles à Inscentive via la plateforme connectée pendant toute la durée du Contrat.
Section 8 – Assurance
Avant la livraison de l'Équipement et pendant toute la durée du présent Contrat, le Client doit souscrire et maintenir à ses frais une assurance tous risques complète couvrant l'Équipement contre la perte, le vol, les dommages accidentels, l'incendie, les dégâts des eaux et tout autre risque pouvant entraîner une perte partielle ou totale de l'Équipement.
La police d'assurance doit couvrir la valeur de remplacement totale de l'Équipement telle qu'indiquée à l'Annexe 2. Le Client doit veiller à ce que la couverture soit à tout moment suffisante pour permettre le remplacement complet de l'Équipement en cas de perte totale.
À la demande d'Inscentive et à tout moment pendant la période de location, le Client doit fournir à Inscentive, dans les cinq (5) jours ouvrables, une copie de l'attestation d'assurance ou des documents de police prouvant la couverture requise.
Le non-respect par le Client de l'obligation d'assurance constitue un manquement grave au présent Contrat et autorise Inscentive à résilier le Contrat conformément à la Section 10.1, sans préjudice d'autres droits ou recours.
En cas de perte, de vol ou de dommage de l'Équipement, le Client doit : (a) en informer immédiatement Inscentive par écrit ; (b) en cas de vol ou de vandalisme, porter plainte sans délai auprès de la police ; (c) avertir sans délai son assureur ; et (d) coopérer pleinement avec Inscentive et l'assureur tout au long du processus de sinistre. Tant qu'une indemnisation complète n'a pas été versée à Inscentive, le Client reste personnellement responsable de la valeur de remplacement de l'Équipement.
Les indemnités d'assurance sont affectées exclusivement à la réparation ou au remplacement de l'Équipement. Toute différence entre l'indemnité d'assurance et les coûts réels de remplacement ou de réparation est à la charge du Client.
Section 9 – Obligations d'Inscentive
Inscentive s'engage à :
(a) Fournir au Client un Équipement fonctionnel du type spécifié à l'Annexe 1, ainsi que toute la documentation d'installation nécessaire.
(b) Livrer en temps utile des huiles parfumées conformes à l'IFRA dans les références convenues.
(c) Maintenir toute plateforme de gestion à distance applicable et mettre en œuvre des efforts commercialement raisonnables pour en garantir la disponibilité.
(d) Lorsque l'Équipement comprend une surveillance automatique du niveau d'huile, informer proactivement le Client des besoins de réapprovisionnement.
(e) Fournir une assistance technique à distance pendant les heures de bureau (du lundi au vendredi, de 09h00 à 17h00 CET, hors jours fériés belges).
(f) Remédier aux dysfonctionnements techniques signalés avec des efforts commercialement raisonnables, dans les délais de réponse prévus à l'Annexe 3 (Annexe de niveau de service), le cas échéant.
Section 10 – Résiliation
10.1 Résiliation par Inscentive
Inscentive peut résilier le présent Contrat avec effet immédiat par notification écrite si : (a) le Client ne paie pas une facture non contestée dans les quinze (15) jours calendrier suivant un rappel de paiement écrit ; (b) le Client est déclaré insolvable, fait faillite ou fait l'objet d'une procédure de réorganisation judiciaire ; (c) le Client manque gravement au présent Contrat et ne remédie pas au manquement dans les quinze (15) jours calendrier suivant une notification écrite ; ou (d) le Client ne maintient pas l'assurance requise en vertu de la Section 8.
En cas de résiliation par Inscentive pour manquement ou insolvabilité du Client, tous les loyers restant dus jusqu'à la fin de la Période minimale deviennent immédiatement exigibles.
10.2 Résiliation par le Client
Le Client peut résilier le présent Contrat à la fin de la Période minimale ou d'une période de reconduction ultérieure moyennant un préavis écrit d'au moins trois (3) mois avant la date d'échéance concernée.
Si le Client résilie anticipativement le présent Contrat pendant la Période minimale pour une raison autre qu'un manquement grave et non réparé d'Inscentive, le Client paie une indemnité de résiliation égale à la somme de tous les loyers mensuels restants jusqu'à la fin de la Période minimale, calculée à partir de la date effective de résiliation.
10.3 Restitution de l'Équipement
À la résiliation ou à l'expiration du présent Contrat pour quelque raison que ce soit, le Client restitue l'Équipement à Inscentive à ses frais et en bon état (usure normale exceptée) dans les quinze (15) jours calendrier. À défaut de restitution dans ce délai, Inscentive est en droit de facturer la valeur de remplacement indiquée à l'Annexe 2, sans préjudice d'autres recours.
Section 11 – Données et confidentialité
Les données opérationnelles ou de capteurs générées par l'Équipement sont traitées par Inscentive conformément à sa déclaration de confidentialité (disponible sur inscentive.eu) et aux obligations RGPD applicables. Lorsque l'Équipement comporte des capteurs d'occupation ou environnementaux, les données sont traitées sous forme agrégée et anonymisée et ne sont pas utilisées pour identifier des personnes.
Les données à caractère personnel fournies par le Client (coordonnées, informations de paiement) sont traitées exclusivement aux fins de la gestion du présent Contrat. Inscentive ne vend ni ne partage de données personnelles avec des tiers, sauf si cela est nécessaire à la prestation de services.
Section 12 – Dispositions générales
Intégration des CG : les Conditions générales d'Inscentive (version en vigueur à la date du présent Contrat) sont intégrées par référence et font partie intégrante du présent Contrat. En cas de conflit, le présent Contrat de location prévaut sur les Conditions générales.
Intégralité de l'accord : le présent Contrat, y compris ses Annexes, constitue l'intégralité de l'accord entre les Parties concernant la location de l'Équipement et remplace toutes les discussions, déclarations et propositions antérieures.
Modifications : toute modification du présent Contrat doit être convenue par écrit et signée par des représentants habilités des deux Parties.
Droit applicable et juridiction compétente : le présent Contrat est régi par le droit belge. Les litiges sont soumis aux tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Bruges, Belgique, conformément à l'article 15 des Conditions générales.
Langue : le présent Contrat a été rédigé en anglais. Les traductions sont fournies à titre informatif uniquement ; la version anglaise prévaut en cas de divergence.
Section 13 – Signatures
En signant ci-dessous, les Parties confirment avoir lu, compris et accepté les dispositions du présent Contrat de location et les Conditions générales d'Inscentive, y compris les obligations d'assurance de la Section 8.
POUR INSCENTIVE Nom : _______________________ Fonction : ________________________ Date : _________________________ Signature : ____________________ | POUR LE CLIENT Nom : _______________________ Fonction : ________________________ Date : _________________________ Signature : ____________________ |
Annexes
Annexe 1 – Détails de l'Équipement et de l'installation : complétés à la Section 3 ci-dessus.
Annexe 2 – Conditions commerciales : le prix de location mensuel, les prix des huiles et la valeur de remplacement de l'Équipement figurent dans la proposition commerciale d'Inscentive, qui constitue l'Annexe 2 dès son acceptation par le Client.
Annexe 3 – Annexe de niveau de service (le cas échéant) : lorsque des délais de réponse SLA spécifiques ont été convenus, ils figurent dans une Annexe 3 distincte.