Conditions générales
Vente de Produits | Location d'Équipement | Fourniture d'Huiles Parfumées
Version 1.0 - Juin 2026
Article 1 – Définitions et champ d'application
1.1 Définitions
Dans les présentes Conditions générales (ci-après « CG »), les termes suivants ont la signification décrite ci-dessous :
« Inscentive » est le nom commercial de l'entreprise dont le siège social est établi Smedenstraat 8A, 8300 Knokke, Belgique.
« Client » désigne toute personne physique ou morale, agissant en tant que professionnel ou consommateur, qui conclut un contrat avec Inscentive pour l'achat ou la location de Produits.
« Produits » désigne les équipements de diffusion de parfum et les formulations d'huiles parfumées qu'Inscentive propose de temps à autre.
« Équipement » désigne tout appareil de diffusion de parfum qu'Inscentive vend ou loue, tel que spécifié dans la Commande ou le Contrat de location applicable.
« Huiles parfumées » désigne les formulations d'huiles parfumées conformes à l'IFRA vendues par Inscentive, telles que spécifiées dans la Commande ou la documentation commerciale applicable.
« Contrat de location » désigne le contrat écrit spécifique régissant la location d'Équipement, complété par les présentes CG.
« IFRA » désigne l'International Fragrance Association, dont les normes régissent l'utilisation sûre des ingrédients parfumés.
« Commande » désigne toute commande d'achat ou de location écrite ou électronique soumise par le Client et acceptée par écrit par Inscentive.
« Contrat » désigne tout contrat d'achat, de location ou de fourniture conclu entre Inscentive et le Client.
« Distributeur » désigne tout revendeur ou partenaire de distribution qui achète des Produits à Inscentive en vue de leur revente ou distribution.
1.2 Champ d'application
Les présentes CG s'appliquent à toutes les offres, devis, commandes, contrats et livraisons entre Inscentive et le Client, y compris la vente de Produits, la location d'Équipement et la fourniture d'Huiles parfumées, sauf dérogation expresse et écrite d'un représentant habilité d'Inscentive.
Les présentes CG prévalent sur les conditions générales du Client. Toute référence du Client à ses propres conditions est expressément rejetée, sauf si Inscentive les a acceptées par écrit.
Les Distributeurs sont tenus de veiller à ce que leurs clients soient informés des présentes CG ou de dispositions de protection équivalentes et y consentent.
1.3 Gamme de produits
La gamme de produits et d'équipements d'Inscentive évolue constamment. Les présentes CG s'appliquent à tous les Produits et Équipements proposés par Inscentive, quelle que soit la désignation du modèle ou la génération. Les descriptions de produits spécifiques, caractéristiques techniques et conditions commerciales figurent dans la Commande, la proposition commerciale ou le Contrat de location applicable.
1.4 Modifications
Inscentive se réserve le droit de modifier les présentes CG à tout moment. La version en vigueur au moment de la Commande régit ce Contrat. Les modifications sont communiquées aux Clients ayant des Contrats de location en cours moyennant un préavis d'au moins trente (30) jours.
Article 2 – Devis et Commandes
Toutes les offres et tous les devis d'Inscentive sont sans engagement et valables trente (30) jours calendrier à compter de leur date d'émission, sauf mention écrite d'une autre durée de validité.
Un Contrat n'est conclu qu'après confirmation écrite par Inscentive d'une Commande du Client, ou lors de la livraison des Produits, selon ce qui intervient en premier. Inscentive se réserve le droit de refuser une Commande sans engager sa responsabilité.
Le Client est responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité des spécifications, quantités et autres détails de la Commande. Les erreurs communiquées après confirmation peuvent entraîner des frais supplémentaires.
Les Commandes passées via des Distributeurs sont soumises aux conditions commerciales propres du Distributeur envers les clients finaux ; les obligations d'Inscentive n'existent qu'envers le Distributeur, sauf convention écrite contraire.
Article 3 – Prix et Paiement
3.1 Prix
Tous les prix sont exprimés en euros (EUR) et s'entendent hors TVA et autres taxes applicables, sauf mention expresse contraire. Les taxes et prélèvements applicables sont dus par le Client en sus du prix indiqué.
Les prix sont ceux indiqués dans la Commande confirmée ou, à défaut d'accord spécifique, ceux de la liste de prix publiée par Inscentive à la date de la Commande.
Pour les Contrats de location, le prix de location de l'Équipement et les prix des Huiles parfumées figurent dans le Contrat de location. La consommation d'huile est facturée séparément sur la base des quantités effectivement livrées.
Inscentive se réserve le droit d'adapter ses prix moyennant un préavis écrit d'au moins soixante (60) jours calendrier. Les adaptations de prix pendant la durée d'un Contrat de location sont limitées à l'évolution annuelle de l'indice santé belge, ou d'un autre indice convenu.
3.2 Facturation et Paiement
Les factures sont exigibles et payables dans les trente (30) jours calendrier suivant la date de facture, sauf autre délai de paiement convenu par écrit.
En cas de retard de paiement, des intérêts de retard sont dus de plein droit et sans mise en demeure préalable au taux prévu par la loi belge du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (telle que modifiée), ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 10 % du montant impayé (avec un minimum de 150 EUR) à titre de compensation des frais de recouvrement.
Inscentive se réserve le droit de suspendre les livraisons, la fourniture d'Huiles parfumées ou les services associés en cas de factures impayées, sans préjudice d'autres droits ou recours.
Tous les paiements doivent être effectués par virement bancaire sur le numéro de compte mentionné sur la facture. Les paiements sont réputés reçus à la date à laquelle le montant est crédité sur le compte bancaire d'Inscentive.
3.3 Réserve de propriété
Tous les Produits vendus par Inscentive restent la propriété d'Inscentive jusqu'au paiement intégral du prix d'achat et des éventuels frais supplémentaires. Le Client ne peut grever, vendre ou céder les Produits soumis à une réserve de propriété sans l'accord écrit préalable d'Inscentive. L'Équipement fourni dans le cadre d'un Contrat de location reste à tout moment la propriété d'Inscentive.
Article 4 – Livraison
Sauf convention contraire, les Produits sont livrés départ usine (EXW, Incoterms 2020) depuis l'établissement d'Inscentive en Belgique. Le risque de perte ou de dommage est transféré au Client lors de la remise au transporteur.
Les délais de livraison indiqués par Inscentive sont indicatifs et non contraignants, sauf s'ils ont été expressément convenus par écrit comme date de livraison ferme. Un retard de livraison ne donne pas au Client le droit de résilier le Contrat ou de réclamer des dommages et intérêts, sauf si le retard dépasse trente (30) jours calendrier après la date convenue et qu'Inscentive a été mise en demeure par écrit avec un délai supplémentaire raisonnable.
Le Client doit inspecter les Produits à la livraison et signaler par écrit à Inscentive tout défaut visible, dommage ou non-conformité dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la livraison. À défaut de notification en temps utile, les Produits sont réputés livrés conformes.
Article 5 – Garantie sur les Produits vendus
5.1 Garantie commerciale
Inscentive garantit que l'Équipement vendu dans le cadre des présentes CG est exempt de défauts de fabrication en matière de matériaux et de main-d'œuvre pendant une période de douze (12) mois à compter de la date de livraison (la « Période de garantie »). Pendant la Période de garantie, Inscentive réparera ou remplacera, à sa discrétion, les pièces ou unités défectueuses.
La garantie ne couvre pas les défauts causés par : (a) une mauvaise utilisation, une négligence ou une installation incorrecte ; (b) l'utilisation d'huiles ou de consommables non fournis ou non approuvés par Inscentive ; (c) des modifications ou réparations non autorisées ; (d) l'usure normale ; ou (e) des dommages dus à des facteurs externes tels que des surtensions, des infiltrations d'eau ou un cas de force majeure.
Les demandes de garantie doivent être introduites par écrit auprès d'Inscentive pendant la Période de garantie, accompagnées de la preuve d'achat et d'une description du défaut.
5.2 Garantie légale pour les consommateurs
Si le Client est un consommateur au sens du droit belge, la garantie légale de conformité s'applique pendant deux (2) ans après la livraison, conformément à la législation belge et européenne applicable en matière de protection des consommateurs. Aucune disposition des présentes CG ne limite ni n'exclut les droits dont disposent les consommateurs en vertu du droit impératif applicable.
Article 6 – Huiles parfumées
Les formulations d'huiles parfumées d'Inscentive sont exclusivement composées de substances conformes aux normes IFRA et dans des concentrations approuvées par l'IFRA au moment de la formulation. La conformité IFRA est une caractéristique essentielle de toutes les Huiles parfumées fournies par Inscentive.
Les huiles spécifiques, références olfactives et conditions commerciales d'une commande donnée figurent dans la Commande ou la proposition commerciale concernée. Le portefeuille d'huiles d'Inscentive évolue ; la disponibilité de parfums spécifiques n'est pas garantie au-delà de la Commande confirmée.
Les Clients doivent utiliser exclusivement des Huiles parfumées fournies par Inscentive dans l'Équipement Inscentive. L'utilisation d'huiles de tiers annule la garantie et libère Inscentive de toute responsabilité pour les dysfonctionnements, dommages ou effets sur la santé qui en résulteraient.
Les Huiles parfumées doivent être manipulées et stockées conformément aux fiches de données de sécurité (FDS) fournies avec chaque produit.
Article 7 – Location d'Équipement – Dispositions générales
La location d'Équipement est régie par un Contrat de location distinct conclu entre Inscentive et le Client, complété par les présentes CG. En cas de conflit entre les présentes CG et le Contrat de location, le Contrat de location prévaut.
La durée minimale de location et les conditions commerciales de chaque location figurent dans le Contrat de location.
Le Client doit utiliser l'Équipement loué exclusivement pour l'usage et à l'endroit mentionnés dans le Contrat de location et ne peut pas déplacer, mettre en gage, grever, sous-louer ou autrement disposer de l'Équipement sans l'accord écrit préalable d'Inscentive. L'Équipement loué reste à tout moment la propriété d'Inscentive.
L'installation et la mise en service de l'Équipement loué relèvent de la responsabilité du Client. Inscentive fournit la documentation d'installation et une assistance à distance. Le cas échéant, l'installation peut être organisée par un technicien indépendant aux frais du Client. Inscentive ne met pas d'installateurs à disposition et décline toute responsabilité pour une installation réalisée par le Client ou des tiers.
Le Client doit maintenir l'Équipement loué en bon état et informer immédiatement Inscentive par écrit de tout dysfonctionnement, dommage, perte ou vol. L'entretien courant décrit dans le manuel d'utilisation relève de la responsabilité du Client.
À la résiliation ou à l'expiration d'un Contrat de location, le Client doit restituer l'Équipement à Inscentive en bon état (usure normale exceptée) dans les quinze (15) jours calendrier. À défaut de restitution dans ce délai, Inscentive est en droit de facturer la valeur de remplacement de l'Équipement.
Article 8 – Équipement connecté et géré à distance
Lorsque l'Équipement est connecté à la plateforme de gestion à distance d'Inscentive, Inscentive mettra en œuvre des efforts commercialement raisonnables pour surveiller l'état de l'appareil et des consommables, informer le Client des besoins de réapprovisionnement et fournir une assistance à distance.
La connexion à la plateforme de gestion nécessite une connexion internet stable sur le lieu d'installation. Le Client est seul responsable de la fourniture et du maintien d'une connexion internet adéquate. Inscentive décline toute responsabilité pour les interruptions de service causées par des problèmes de connectivité chez le Client.
Lorsque l'Équipement comporte des capteurs d'occupation ou environnementaux, ces données sont traitées par Inscentive sous forme agrégée et anonymisée, exclusivement pour optimiser la diffusion du parfum et gérer les consommables. Inscentive n'utilise pas les données des capteurs pour identifier des personnes.
Les engagements de niveau de service et les délais de réponse pour l'Équipement connecté, s'ils sont convenus, figurent dans le Contrat de location ou dans une annexe de service distincte.
Article 9 – Propriété intellectuelle
Tous les droits de propriété intellectuelle sur les Produits, logiciels, la plateforme de gestion à distance, les noms de marque, les formulations d'huiles et la documentation d'Inscentive restent la propriété exclusive d'Inscentive ou de ses concédants. Aucune licence n'est accordée au-delà de ce qui est strictement nécessaire à l'utilisation des Produits conformément aux présentes CG.
Le Client ne peut copier, faire de l'ingénierie inverse, décompiler ou tenter de toute autre manière de découvrir les formulations des Huiles parfumées ou le logiciel intégré dans l'Équipement Inscentive.
Article 10 – Limitation de responsabilité
La responsabilité d'Inscentive envers les Clients professionnels (non-consommateurs) est limitée aux dommages directs et ne dépassera en aucun cas le montant total facturé par Inscentive au Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la réclamation.
Inscentive n'est pas responsable : (a) des dommages indirects ou consécutifs, y compris le manque à gagner, la perte de chiffre d'affaires, la perte d'opportunités commerciales ou l'atteinte à la réputation ; (b) des dommages causés par une utilisation incorrecte, une modification non autorisée ou l'utilisation de consommables non approuvés ; ou (c) des dommages causés par un cas de force majeure.
Aucune disposition des présentes CG ne limite la responsabilité d'Inscentive en cas de fraude, de faute intentionnelle, de décès ou de lésions corporelles causés par une négligence grave, ou de toute autre responsabilité qui ne peut être exclue en vertu du droit impératif applicable.
Article 11 – Force majeure
Aucune des parties n'est responsable envers l'autre d'un manquement ou d'un retard dans l'exécution de ses obligations dans la mesure où celui-ci résulte de circonstances échappant à son contrôle raisonnable, notamment la force majeure, une pandémie, une guerre, des troubles civils, des mesures gouvernementales, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement, un incendie, une inondation ou une défaillance d'infrastructures critiques.
La partie concernée en informe l'autre partie par écrit dans les meilleurs délais. Si la situation de force majeure se prolonge au-delà de soixante (60) jours calendrier, chaque partie peut résilier le Contrat concerné par notification écrite sans engager sa responsabilité, à l'exception des montants déjà dus.
Article 12 – Protection des données
Inscentive traite les données à caractère personnel du Client et de ses représentants conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation belge applicable en matière de protection des données, aux fins de la gestion des commandes, de la livraison, de la facturation, de la gestion de la relation client et, le cas échéant, de la gestion à distance de l'Équipement connecté. La déclaration de confidentialité d'Inscentive est disponible sur inscentive.eu.
Article 13 – Résiliation
Inscentive peut résilier un Contrat avec effet immédiat par notification écrite si : (a) le Client ne paie pas une facture non contestée dans les quinze (15) jours suivant un rappel de paiement écrit ; (b) le Client est déclaré insolvable, fait faillite ou fait l'objet d'une procédure de réorganisation judiciaire ; ou (c) le Client manque gravement aux présentes CG et ne remédie pas à ce manquement dans les quinze (15) jours suivant une notification écrite.
En cas de résiliation anticipée d'un Contrat de location par le Client (autrement qu'en raison d'un manquement grave et non réparé d'Inscentive), le Client doit payer une indemnité de résiliation telle que prévue dans le Contrat de location.
Les dispositions qui, par leur nature, survivent à la résiliation (notamment la réserve de propriété, la propriété intellectuelle, la limitation de responsabilité, la protection des données et le droit applicable) restent pleinement en vigueur après la résiliation.
Article 14 – Dispositions diverses
Cession : le Client ne peut céder ses droits ou obligations au titre d'un Contrat sans l'accord écrit préalable d'Inscentive. Inscentive peut céder ses droits et obligations à une entreprise liée ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une restructuration.
Intégralité de l'accord : les présentes CG, ainsi que toute confirmation de commande, tout Contrat de location ou tout autre accord écrit applicable, constituent l'intégralité de l'accord entre les parties quant à leur objet et remplacent toutes les négociations et déclarations antérieures.
Divisibilité : si une disposition des présentes CG est jugée nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent pleinement en vigueur. La disposition nulle est remplacée par une disposition valable qui se rapproche le plus possible de l'intention initiale.
Renonciation : le fait de ne pas faire valoir une disposition ne constitue pas une renonciation à cette disposition ou à toute autre disposition.
Langue : en cas de contradiction entre les traductions des présentes CG, la version anglaise prévaut.
Notifications : toutes les notifications formelles doivent être faites par écrit, par e-mail avec accusé de lecture ou par lettre recommandée aux adresses mentionnées dans le Contrat.
Article 15 – Droit applicable et règlement des litiges
Les présentes CG et tous les Contrats conclus entre Inscentive et le Client sont exclusivement régis par le droit belge, à l'exclusion de ses règles de conflit de lois.
Tout litige découlant des présentes CG ou d'un Contrat ou en rapport avec ceux-ci est d'abord soumis à des négociations de bonne foi entre les parties. À défaut de solution dans les trente (30) jours calendrier suivant une notification écrite, le litige est soumis aux tribunaux compétents de l'arrondissement judiciaire de Bruges, Belgique, sans préjudice du droit d'Inscentive de demander des mesures urgentes ou provisoires devant tout tribunal compétent.
Si le Client est un consommateur ayant sa résidence habituelle dans un autre État membre de l'UE, ce consommateur peut également introduire une procédure devant les tribunaux de son lieu de résidence, et les dispositions impératives de protection des consommateurs de cet État membre peuvent s'appliquer.