Algemene Voorwaarden
Verkoop van Producten | Verhuur van Apparatuur | Levering van Geurolies
Versie 1.0 - Juni 2026
Artikel 1 – Definities en Toepassingsgebied
1.1 Definities
In deze Algemene Voorwaarden (hierna "AV") hebben de volgende begrippen de hieronder omschreven betekenis:
"Inscentive" is de handelsnaam van de onderneming met maatschappelijke zetel te Smedenstraat 8A, 8300 Knokke, België.
"Klant" is elke natuurlijke of rechtspersoon, hetzij handelend als professional of als consument, die een overeenkomst sluit met Inscentive voor de aankoop of huur van Producten.
"Producten" zijn de geur diffusie-apparatuur en geurolieformuleringen die Inscentive van tijd tot tijd aanbiedt.
"Apparatuur" is elk geur diffusie-apparaat dat Inscentive verkoopt of verhuurt, zoals gespecificeerd in de toepasselijke Bestelling of Huurovereenkomst.
"Geurolies" zijn de IFRA-conforme geurolieformuleringen die Inscentive verkoopt, zoals gespecificeerd in de toepasselijke Bestelling of commerciële documentatie.
"Huurovereenkomst" is de specifieke schriftelijke overeenkomst die de verhuur van Apparatuur regelt, aangevuld door deze AV.
"IFRA" is de International Fragrance Association, wiens normen het veilig gebruik van geuringrediënten regelen.
"Bestelling" is elke schriftelijke of elektronische aankoop- of huurbestelling ingediend door de Klant en schriftelijk aanvaard door Inscentive.
"Overeenkomst" is elke koop-, huur- of leveringsovereenkomst gesloten tussen Inscentive en de Klant.
"Distributeur" is elke wederverkoper of distributiepartner die Producten van Inscentive afneemt voor verdere verkoop of distributie.
1.2 Toepassingsgebied
Deze AV zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, bestellingen, overeenkomsten en leveringen tussen Inscentive en de Klant, inclusief de verkoop van Producten, de verhuur van Apparatuur en de levering van Geurolies, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk van wordt afgeweken door een bevoegd vertegenwoordiger van Inscentive.
Deze AV hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de Klant. Elke verwijzing door de Klant naar zijn eigen voorwaarden wordt uitdrukkelijk verworpen, tenzij Inscentive deze schriftelijk heeft aanvaard.
Distributeurs zijn ervoor verantwoordelijk dat hun klanten op de hoogte worden gesteld van en instemmen met deze AV of gelijkwaardige beschermingsbepalingen.
1.3 Productaanbod
Het product- en apparatuurassortiment van Inscentive evolueert voortdurend. Deze AV zijn van toepassing op alle Producten en Apparatuur die Inscentive aanbiedt, ongeacht modelaanduiding of generatie. Specifieke productbeschrijvingen, technische kenmerken en commerciële voorwaarden zijn opgenomen in de toepasselijke Bestelling, het commercieel voorstel of de Huurovereenkomst.
1.4 Wijzigingen
Inscentive behoudt zich het recht voor deze AV op elk moment te wijzigen. De versie die geldt op het moment van de Bestelling beheerst die Overeenkomst. Wijzigingen worden meegedeeld aan Klanten met lopende Huurovereenkomsten met een vooropzeg van minimaal dertig (30) dagen.
Artikel 2 – Offertes en Bestellingen
Alle aanbiedingen en offertes van Inscentive zijn vrijblijvend en geldig gedurende dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum van afgifte, tenzij schriftelijk een andere geldigheidsduur is vermeld.
Een Overeenkomst komt slechts tot stand na schriftelijke bevestiging door Inscentive van een Bestelling van de Klant, of bij levering van de Producten, naargelang wat eerst plaatsvindt. Inscentive behoudt zich het recht voor om een Bestelling zonder aansprakelijkheid te weigeren.
De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de specificaties, hoeveelheden en overige details in de Bestelling. Fouten meegedeeld na bevestiging kunnen aanleiding geven tot bijkomende kosten.
Bestellingen via Distributeurs zijn onderworpen aan de eigen commerciële voorwaarden van de Distributeur tegenover eindklanten; de verplichtingen van Inscentive lopen enkel ten aanzien van de Distributeur, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 3 – Prijzen en Betaling
3.1 Prijzen
Alle prijzen zijn uitgedrukt in Euro (EUR) en zijn exclusief btw en andere toepasselijke belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Toepasselijke belastingen en heffingen zijn door de Klant verschuldigd bovenop de vermelde prijs.
Prijzen zijn deze vermeld in de bevestigde Bestelling of, bij gebrek aan specifieke afspraak, de door Inscentive gepubliceerde prijslijst op datum van de Bestelling.
Voor Huurovereenkomsten zijn de huurprijs voor Apparatuur en de prijzen van Geurolies opgenomen in de Huurovereenkomst. Het olieverbruik wordt afzonderlijk gefactureerd op basis van de werkelijk geleverde hoeveelheden.
Inscentive behoudt zich het recht voor zijn prijzen aan te passen mits een schriftelijke opzegtermijn van minimaal zestig (60) kalenderdagen. Prijsaanpassingen tijdens de looptijd van een Huurovereenkomst zijn beperkt tot de jaarlijkse evolutie van de Belgische gezondheidsindex, of een andere overeengekomen index.
3.2 Facturatie en Betaling
Facturen zijn verschuldigd en betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.
Bij laattijdige betaling lopen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlintresten aan het tarief voorzien in de Belgische Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (zoals gewijzigd), samen met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag (met een minimum van EUR 150) als compensatie voor invorderingskosten.
Inscentive behoudt zich het recht voor leveringen, levering van Geurolies of verbonden diensten te schorsen bij achterstallige facturen, onverminderd andere rechten of rechtsmiddelen.
Alle betalingen dienen te geschieden per bankoverschrijving op het rekeningnummer vermeld op de factuur. Betalingen worden geacht ontvangen te zijn op de datum van creditering op de bankrekening van Inscentive.
3.3 Eigendomsvoorbehoud
Alle door Inscentive verkochte Producten blijven eigendom van Inscentive totdat de volledige aankoopprijs en eventuele bijkomende kosten zijn betaald. De Klant mag Producten waarop een eigendomsvoorbehoud rust niet bezwaren, verkopen of overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Inscentive. Apparatuur verstrekt onder een Huurovereenkomst blijft te allen tijde eigendom van Inscentive.
Artikel 4 – Levering
Tenzij anders overeengekomen, geschiedt de levering van Producten af-fabriek (EXW, Incoterms 2020) vanuit de vestiging van Inscentive in België. Het risico van verlies of beschadiging gaat over op de Klant bij overdracht aan de vervoerder.
Door Inscentive opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief en niet bindend, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen als vaste leveringsdatum. Vertraging in levering geeft de Klant geen recht de Overeenkomst te ontbinden of schadevergoeding te eisen, tenzij de vertraging meer dan dertig (30) kalenderdagen bedraagt na de overeengekomen datum en Inscentive schriftelijk in gebreke is gesteld met een redelijke bijkomende termijn.
De Klant dient de Producten bij levering te inspecteren en eventuele zichtbare gebreken, beschadigingen of afwijkingen binnen vijf (5) werkdagen na levering schriftelijk te melden aan Inscentive. Bij gebrek aan tijdige melding worden de Producten geacht conform geleverd te zijn.
Artikel 5 – Garantie op Verkochte Producten
5.1 Commerciële Garantie
Inscentive garandeert dat Apparatuur verkocht onder deze AV vrij is van fabricagefouten in materialen en vakmanschap gedurende een periode van twaalf (12) maanden na de leveringsdatum (de 'Garantieperiode'). Tijdens de Garantieperiode zal Inscentive, naar eigen oordeel, defecte onderdelen of eenheden herstellen of vervangen.
De garantie dekt geen gebreken veroorzaakt door: (a) misbruik, nalatigheid of onjuiste installatie; (b) gebruik van olies of verbruiksartikelen die niet door Inscentive zijn geleverd of goedgekeurd; (c) ongeoorloofde wijzigingen of herstellingen; (d) normale slijtage; of (e) schade door externe factoren zoals stroompieken, waterindringing of overmacht.
Garantieclaims dienen schriftelijk bij Inscentive te worden ingediend binnen de Garantieperiode, samen met aankoopbewijs en een beschrijving van het gebrek.
5.2 Wettelijke Garantie voor Consumenten
Indien de Klant een consument is in de zin van het Belgisch recht, geldt de wettelijke conformiteitsgarantie gedurende twee (2) jaar na levering, overeenkomstig de toepasselijke Belgische en EU-consumentenbeschermingswetgeving. Niets in deze AV beperkt of sluit rechten uit die consumenten hebben op grond van dwingend toepasselijk recht.
Artikel 6 – Geurolies
De geurolieformuleringen van Inscentive zijn uitsluitend samengesteld uit stoffen die voldoen aan de IFRA-normen en in door IFRA goedgekeurde concentraties op het moment van formulering. IFRA-conformiteit is een wezenlijk kenmerk van alle door Inscentive geleverde Geurolies.
De specifieke olies, geurverwijzingen en commerciële voorwaarden voor een bepaalde bestelling zijn opgenomen in de betreffende Bestelling of het commercieel voorstel. Het olieportfolio van Inscentive evolueert; de beschikbaarheid van specifieke geuren is niet gegarandeerd na de bevestigde Bestelling.
Klanten dienen uitsluitend door Inscentive geleverde Geurolies te gebruiken in Inscentive-Apparatuur. Gebruik van olies van derden maakt de garantie nietig en ontslaat Inscentive van aansprakelijkheid voor storingen, schade of gezondheidseffecten die hieruit voortvloeien.
Geurolies dienen te worden behandeld en opgeslagen overeenkomstig de veiligheidsbladen (SDS) die bij elk product worden verstrekt.
Artikel 7 – Verhuur van Apparatuur – Algemene Bepalingen
De verhuur van Apparatuur wordt geregeld door een afzonderlijke Huurovereenkomst gesloten tussen Inscentive en de Klant, aangevuld door deze AV. Bij conflict tussen deze AV en de Huurovereenkomst, prevaleert de Huurovereenkomst.
De minimale huurperiode en de commerciële voorwaarden per verhuur zijn opgenomen in de Huurovereenkomst.
De Klant dient de gehuurde Apparatuur uitsluitend te gebruiken voor het doel en op de locatie vermeld in de Huurovereenkomst en mag de Apparatuur niet verplaatsen, verpanden, bezwaren, onderverhuren of anderszins beschikken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Inscentive. Gehuurde Apparatuur blijft te allen tijde eigendom van Inscentive.
Installatie en inbedrijfstelling van gehuurde Apparatuur valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant. Inscentive verstrekt installatiedocumentatie en ondersteuning op afstand. Indien van toepassing, kan installatie worden georganiseerd via een onafhankelijke technicus op kosten van de Klant. Inscentive stelt geen installatiemedewerkers ter beschikking en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor installatie uitgevoerd door de Klant of derden.
De Klant dient de gehuurde Apparatuur in goede staat te onderhouden en Inscentive onmiddellijk schriftelijk op de hoogte te stellen van storingen, schade, verlies of diefstal. Routineonderhoud zoals beschreven in de gebruikershandleiding valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant.
Bij beëindiging of afloop van een Huurovereenkomst dient de Klant de Apparatuur aan Inscentive te retourneren in goede staat (normale slijtage buiten beschouwing) binnen vijftien (15) kalenderdagen. Niet-retournering binnen deze termijn geeft Inscentive het recht de vervangingswaarde van de Apparatuur te factureren.
Artikel 8 – Verbonden en Op Afstand Beheerde Apparatuur
Wanneer Apparatuur verbonden is met het beheersplatform op afstand van Inscentive, zal Inscentive commercieel redelijke inspanningen leveren om de apparaatstatus en verbruiksartikelen te bewaken, de Klant te informeren over aanvullingsbehoeften en ondersteuning op afstand te verlenen.
Verbinding met het beheersplatform vereist een stabiele internetverbinding op de installatielocatie. De Klant is als enige verantwoordelijk voor het voorzien en onderhouden van voldoende internetverbinding. Inscentive aanvaardt geen aansprakelijkheid voor serviceonderbrekingen veroorzaakt door connectiviteitsproblemen bij de Klant.
Waar Apparatuur sensoren voor bezetting of omgeving bevat, worden dergelijke gegevens door Inscentive verwerkt in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm, uitsluitend voor de optimalisering van geurdistributie en het beheer van verbruiksartikelen. Inscentive gebruikt sensorgegevens niet om personen te identificeren.
Serviceniveauverplichtingen en responstijden voor verbonden Apparatuur, indien overeengekomen, zijn opgenomen in de Huurovereenkomst of een afzonderlijk serviceschema.
Artikel 9 – Intellectuele Eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten op Producten, software, beheersplatform op afstand, merknamen, olieformuleringen en documentatie van Inscentive blijven uitsluitend eigendom van Inscentive of zijn licentiegevers. Er wordt geen licentie verleend buiten wat strikt noodzakelijk is voor het gebruik van de Producten overeenkomstig deze AV.
De Klant mag de formuleringen van de Geurolies of de software ingebed in Inscentive-Apparatuur niet kopiëren, reverse-engineeren, decompileren of anderszins proberen te achterhalen.
Artikel 10 – Aansprakelijkheidsbeperking
De aansprakelijkheid van Inscentive tegenover professionele Klanten (niet-consumenten) is beperkt tot directe schade en zal in geen geval het totale bedrag overschrijden dat Inscentive aan de Klant heeft gefactureerd in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de aanleiding van de claim.
Inscentive is niet aansprakelijk voor: (a) indirecte of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, verlies van zakelijke kansen of reputatieschade; (b) schade veroorzaakt door onjuist gebruik, ongeoorloofde wijziging of gebruik van niet-goedgekeurde verbruiksartikelen; of (c) schade veroorzaakt door overmacht.
Niets in deze AV beperkt de aansprakelijkheid van Inscentive voor bedrog, opzettelijk wangedrag, overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door grove nalatigheid, of enige andere aansprakelijkheid die niet kan worden uitgesloten op grond van dwingend toepasselijk recht.
Artikel 11 – Overmacht
Geen der partijen is aansprakelijk jegens de andere partij voor enige tekortkoming of vertraging in de nakoming van haar verplichtingen voor zover deze het gevolg is van omstandigheden buiten de redelijke controle van die partij, waaronder overmacht, pandemie, oorlog, burgerlijke onrust, overheidsmaatregelen, verstoringen van de toeleveringsketen, brand, overstroming of kritieke infrastructuurstoring.
De getroffen partij stelt de andere partij zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis. Indien de overmachtssituatie langer dan zestig (60) kalenderdagen voortduurt, kan elke partij de betrokken Overeenkomst beëindigen per schriftelijke kennisgeving zonder aansprakelijkheid, met uitzondering van reeds verschuldigde bedragen.
Artikel 12 – Gegevensbescherming
Inscentive verwerkt persoonsgegevens van de Klant en zijn vertegenwoordigers overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de toepasselijke Belgische gegevensbeschermingswetgeving, voor de doeleinden van orderbeheer, levering, facturatie, klantrelatiebeheer en, indien van toepassing, beheer op afstand van verbonden Apparatuur. De privacyverklaring van Inscentive is beschikbaar op inscentive.eu.
Artikel 13 – Beëindiging
Inscentive kan een Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen per schriftelijke kennisgeving indien: (a) de Klant een onbetwiste factuur niet betaalt binnen vijftien (15) dagen na een schriftelijke betalingsherinnering; (b) de Klant insolvent wordt verklaard, failliet gaat of in een procedure van gerechtelijke reorganisatie terechtkomt; of (c) de Klant deze AV wezenlijk schendt en het verzuim niet herstelt binnen vijftien (15) dagen na schriftelijke kennisgeving.
Bij voortijdige beëindiging van een Huurovereenkomst door de Klant (anders dan wegens een wezenlijke en onherstelde tekortkoming van Inscentive) dient de Klant een beëindigingsvergoeding te betalen zoals bepaald in de Huurovereenkomst.
Bepalingen die naar hun aard de beëindiging overleven (inclusief Eigendomsvoorbehoud, Intellectuele Eigendom, Aansprakelijkheidsbeperking, Gegevensbescherming en Toepasselijk Recht) blijven volledig van kracht na beëindiging.
Artikel 14 – Overige Bepalingen
Overdracht: De Klant mag zijn rechten of verplichtingen onder een Overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Inscentive. Inscentive mag zijn rechten en verplichtingen overdragen aan een verbonden onderneming of in het kader van een fusie, overname of herstructurering.
Volledige Overeenkomst: Deze AV, samen met een toepasselijke orderbevestiging, Huurovereenkomst of andere schriftelijke overeenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het onderwerp en vervangen alle eerdere onderhandelingen en verklaringen.
Scheidbaarheid: Indien een bepaling van deze AV ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
Afstandsdoening: Het niet-handhaven van een bepaling vormt geen afstand van die of enige andere bepaling.
Taal: Bij tegenstrijdigheid tussen vertalingen van deze AV prevaleert de Engelse versie.
Kennisgevingen: Alle formele kennisgevingen dienen schriftelijk te geschieden, per e-mail met leesbevestiging of per aangetekend schrijven op de adressen vermeld in de Overeenkomst.
Artikel 15 – Toepasselijk Recht en Geschillenbeslechting
Deze AV en alle Overeenkomsten gesloten tussen Inscentive en de Klant worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht, met uitsluiting van de collisieregels.
Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze AV of een Overeenkomst wordt eerst voorgelegd aan onderhandelingen te goeder trouw tussen partijen. Indien binnen dertig (30) kalenderdagen na schriftelijke kennisgeving geen oplossing wordt bereikt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brugge, België, onverminderd het recht van Inscentive om voor elke bevoegde rechtbank dringende of voorlopige maatregelen te vorderen.
Indien de Klant een consument is met gewone verblijfplaats in een andere EU-lidstaat, kan die consument ook een procedure inleiden voor de rechtbanken van zijn woonplaats, en kunnen dwingende consumentenbeschermingsbepalingen van die lidstaat van toepassing zijn.